OMFLOW導入事例

株式会社カスタネット様

稟議申請の電子化で、
ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現

株式会社カスタネット様では、電子帳簿保存法への対応をきっかけに、紙中心だった稟議書の電子化を推進。既存の業務フローを活かしながらスムーズに移行できる点を評価し、「OMFLOW」を導入されました。

申請から承認までのプロセスをクラウド上で一元化したことで、進行状況の可視化や承認スピードの向上、紙や印刷コストの削減を実現。内部統制の強化やリモート対応にもつながり、業務効率化に大きく貢献しています。

今回は、その取り組みについてご担当者様にお話をお伺いしました。

ペーパーレス化と電子帳簿保存法対応が課題に

電子帳簿保存法への対応をきっかけに、カスタネット様では電子化した稟議書を専用アプリで保存していました。しかし、当時利用していた専用アプリはスタンドアロン型。参照のたびに専用端末を使う必要があるなど、運用の柔軟性に課題がありました。

また、紙での稟議運用では、承認者が外出中の場合にフローが止まってしまう、進捗を把握するためには各承認者の机上の書類を確認する、といった属人的な状況も発生していたそうです。

さらに、事業所ごとに決裁した稟議書を本社に郵送し、コピーを各所で保管するなど、管理面の手間とコストも大きな負担となっていました。印刷や押印、郵送といった紙業務の慣習が、情シス・総務部門双方の生産性を圧迫していたのです。

電子帳簿保存法に準拠したペーパーレス運用を実現するために、クラウド上で稟議フローを完結できる仕組みが求められていました。

そこで選ばれたのが「OMFLOW」です。

既存の紙稟議と同じ運用感を保ちながら段階的に移行できる点、さらにメール通知や検索機能などの利便性の高さが評価され、導入が決定しました。

導入初期は紙とシステム運用を並行し、3か月かけて全社的に移行を完了。現在では、申請から承認、決裁までをOMFLOW上で一元管理されています。

参考資料を添付して申請できるようになったことで、稟議の内容がより明確になり、承認者の確認時間も短縮。承認・却下時には自動でメール通知が届くため、タスクの担当がリアルタイムで分かり、フローの滞留もなくなりました。

紙の稟議書では書庫を探していた過去案件も、システム化したことですぐに参照でき、確認作業の効率が飛躍的に向上。添付資料を一括出力できる点も好評で、稟議承認時の見積書確認などがスムーズになっています。

紙や印刷代の削減によってコストを抑えられたほか、リモートワーク環境にも対応。稟議フローの可視化とシステム上での管理により、内部統制の強化にもつながりました。結果として、カスタネット様が掲げるSDGs「つくる責任つかう責任」「気候変動への対策」「陸の豊かさを守ろう」にも貢献する取り組みとなりました。

現在は稟議申請業務を中心にOMFLOWを活用しているカスタネット様。今後は、情報システム部門が手作業で行っている業務の自動化にも活用範囲を広げていく計画です。

稟議フローのシステム化を通じて得られた知見をもとに、今後は社内全体の業務効率化やペーパーレス化をさらに推進し、より柔軟で持続可能なIT環境の構築を目指しています。

稟議業務のデジタル化は、多くの企業で課題となっている分野です。
カスタネット様では、既存の運用フローを大きく変えることなくシステム化を実現されました。

導入後はお客様の声をもとに、添付資料の一括出力など細かな改善も進めています。
今後は、情報システム部門の定常業務にもOMFLOWを活用いただけるよう、より自動化の幅を広げるご支援を続けてまいります。